Ouvrir une data room trop tôt peu coûter cher : quand ouvrir la data room lors d'un deal M&A ?

Pourquoi ouvrir une data room trop tôt peut nuire à votre deal (et comment l’éviter) ? 

Lorsque l’on sent le deal se rapprocher, le réflexe est souvent d’ouvrir rapidement une data room. Pourtant, ce geste en apparence logique peut se révéler contre-productif. 

Dans cet article, nous décortiquons les risques d’une data room ouverte trop tôt, et nous vous expliquons comment Viapazon vous aide à mieux préparer vos opérations de fusions acquisitions ! 

1. La data room ouverte prématurément : un problème fréquent

Nombreuses sont les équipes d’analystes et associates qui lancent la création d’une data room dès les premiers signes d’intérêt d’un acheteur. Pourquoi ? Pour être prêt, pour montrer du sérieux, pour gagner du temps. 

Mais dans les faits, un grand nombre de ces data rooms restent ouvertes sans être utilisées. Il suffit que l’acheteur se retire (ce qui arrive) pour que les frais engagés et le travail documentaire préliminaire soient perdus. 

Exemple réel : 

Un client de Viapazon, une banque d’affaires, nous raconte avoir monté toute une data room chez un acteur américain. Quelques semaines après l’ouverture, l’acheteur s’est retiré. Résultat ; des coûts facturés, des analystes obligés de tout recommencer.

2. Les risques d’une data room ouverte trop tôt

Risques financiers : 

• Tarification par volume de données même si personne ne consulte les documents.

• Coût de support et de gestion sans ROI.
  

Risque opérationnel : 

• Travail documentaire à refaire à chaque fois que les conditions changent ou qu’un nouvel acheteur entre en jeu.

• Difficulté à maintenir des versions à jour dans un espace pensé pour la consultation, pas pour la collaboration. 

3. Quelle stratégie adopter : collaborer avant d’ouvrir

La vraie bonne pratique n’est pas d’anticiper la data room, mais de biens structurer la phase de préparation documentaire, en amont. 

Viapazon propose un espace de collaboration documentaire interentreprises : 

• Centralisation de tous les documents sensibles
• Collecte organisée des documents avec propriétaires
• Validation et assignation de tâches
• Historique de version
• Demande, collecte, modification, validation et signature

Résultat : lorsque le moment d’ouvrir la data room arrive, tout est prêt et validé. Et surtout : ce n’est fait que si le deal est réellement lancé ! 

4. Viapazon, la Suite M&A

Viapazon n’est pas qu’une simple data room française : c’est un environnement complet pour piloter l’ensemble du cycle documentaire d’une opération. 

• Espaces privés de collaboration documentaire pour chaque projet
• Contrôle d’accès granulaire et rôles personnalisés
• Export direct vers une data room native
  

Plus besoin d’envoyer un fichier Excel pour demander des documents, de les collecter par mail, Drive, Sharepoint, de multiplier les échanges de versions par mail etc

Un seul outil pour tout faire ! 

Adoptez la bonne stratégie : préparez, structurez, collaborez et ouvrez la data room quand le deal est sûr. 

Avec Viapazon, reprenez le contrôle sur votre documentation transactionnelle.

contact@viapazon.com